専門性が高い膨大な業務を支える社宅管理担当者の“働き方改革”の鍵は？

社宅管理業務は、物件探しから入居開始までの契約や退去、引っ越しの手続き、住居に関する問題対応、不動産会社とのやり取り、火災保険などの対応…など、膨大な量で且つ高い専門性が求められる業務です。多くの場合、専任担当者ではなく、人事や総務が兼任しています。新たに社宅制度を新設する場合も同様で、人事や総務が社宅管理を兼任で担うことも少なくありません。不動産にかかわる業務経験が豊富なケースは少なく、書類作成や契約プロセスなどもゼロから専門知識を身につけ進めていきます。

特に人事担当が兼任する場合、採用や研修などの人事の本業務と社宅管理業務を同時に行わなければならず、いずれも4月が繁忙期となります。その結果として、時間外労働が多くなってしまう傾向は否めません。また、業務が属人化しやすく、休暇を取りづらかったり、担当者が退職するとノウハウがなくなり、またゼロから人材育成しなければならなかったり…と、業務遂行上のリスクも少なからず抱えることになります。

このような実情を踏まえると、社宅管理業務は、働き方改革の必要性が高い業務と言えるでしょう。

厳しい業務対応に見舞われる社宅管理担当者を救うのが、社宅管理業務を代行してくれるサービスです。仮に、社宅管理業務を兼任している社員がいる場合には、働き方の見直しや本来業務に集中できる業務環境の実現、担当者の満足度向上といった観点からも、導入検討の余地があるでしょう。また、既に社宅管理代行サービスを利用している企業であっても、さらに担当者の業務負担を減らせる可能性があるかもしれません。

社宅代行・社宅管理代行サービスは、「事務代行方式」と「転貸方式」の2種類に分かれます。事務代行方式は、契約手続きなどの事務業務のみを外部委託する方式です。それに対して転貸方式は、事務業務に加えて物件探しや物件契約も代行サービス会社で請け負い、企業は代行サービス会社から「転貸」というかたちで物件を借りることになります。転貸方式であれば窓口が一本化され、煩雑になりやすい不動産会社とのやり取りまでまとめて依頼できるので、事務代行方式と比較しても現場の負担をかなり減らすことができます。

NTT ExCパートナーが提供する「teNta Ace（テンタエース）」は、転貸方式の社宅管理代行サービスです。「teNta Ace（テンタエース）」を利用し、社宅管理業務の省力化に繋げた事例を紹介します。

NTTグループが運営し、企業担当者の社宅管理の負担を大きく減らす転貸方式「teNta Ace（テンタエース）」を活用することで、社宅管理担当者の負担軽減を見込めます。その結果、働き方が改善し、満足度向上に繋がることも期待できます。専門スタッフが対応するので、面倒な契約業務を委託でき、複雑な不動産知識が必要となるシーンでも全面サポートが可能。社宅管理担当者の異動などに伴う業務スキル継承の課題解決にも繋がります。
また、社宅に住む社員はスムーズな入退去ができるので、転勤等による心理的負担の軽減も図ることができます。

働き方改革を推進したい企業は、「teNta Ace（テンタエース）」を活用し、社宅管理担当者の負担軽減に取り組んでみることをぜひお勧めします。