社内公募制度とは？人事異動との違いと導入のメリット・注意点

社内公募制度とは？

社内公募制度とは、従業員を対象に、社内の特定の部署へ異動する人材の募集をかける制度です。制度を利用することで、人材の補充を必要としている部署が、社内で異動希望者を募れるようになります。また、制度に応募する従業員は、希望の部署へ異動する選択肢が広がることで、キャリアチェンジに向けて自ら挑戦する機会を得られます。応募した従業員には合否の連絡が行われ、合格した場合は応募した部署に配属される仕組みです。

社内公募制度と人事異動の違い

「人事異動」とは、企業側（人事部門）が従業員へ命じて、特定の部署への異動や役職の任命などを行う制度です。あくまでも企業側が命令して従業員の異動先を決めるので、従業員自身が働くポジションを選ぶことはできません。それに対して、社内公募制度では従業員自身の応募によって働くポジションを選ぶことができる点に違いがあります。

社内公募制度と自己申告制度の違い

「自己申告制度」とは、人事部門の担当者や直属の上司が従業員の意見をヒアリングする制度です。本人のキャリアの意向や異動の希望などを把握した上で、適切な人員配置へ反映させる目的があります。ただし、ヒアリングした内容は参考情報の一つとして扱われ、必ずしも本人の希望する部署へ異動できるわけではありません。それに対して、社内公募制度では合格した場合に希望する部署へ異動できます。

社内公募制度と社内FA（フリー・エージェント）制度の違い

「FA（フリー・エージェント）制度」とは、一定の条件を満たした従業員が、自らの希望で異動を行う制度です。具体的な条件としては、業務の実績や資格などが挙げられます。たとえ特定の部署で異動の募集が行われていないとしても、条件を満たした従業員はいつでも異動希望を出すことが可能です。それに対して社内公募制度の場合、人材を求める部署が募集をかけていなければ、従業員は応募できません。

募集要件を明確にする

社内異動後に発生するミスマッチを防止するためにも、募集要項には求める人材の要件を明確に記載することが大切です。また、採用選考における面接のタイミングで、募集部門の上長からデメリットも含めて十分な情報共有を行いましょう。これにより「異動先の職務を十分に理解していなかった」「現場で即戦力として活躍できなかった」といったトラブルを避けやすくなります。

従業員のフォローを行う

人事担当者は、社内公募の合格者・不合格者双方のフォローに取組む必要があります。合格者に対しては、異動先の部署でスムーズに人間関係を構築して業務を遂行できるようフォローを提供しましょう。一方、選考から漏れてしまった不合格者は、落胆して士気が低下しやすいため注意が必要です。モチベーション向上のために「選考結果のフィードバックを共有する」「将来のキャリア形成について話せる面談の機会を用意する」といった工夫をするとよいでしょう。

所属元の部署の「拒否権を認めない」ルールを定める

社内公募制度を導入する場合、多くの企業では合格者の所属部署に対して「拒否権を認めない」というルールを設定しています。その理由は、人事異動にともなうトラブルを未然に防ぐためです。社内公募制度は、合格者の所属部署にとっては突然の引き抜きとも受け取られかねません。そのため、優秀な人材が部署から離れることを危惧した管理職が異動を拒否して、部署間のトラブルに発展する可能性も考えられるでしょう。事前にルール化した上で運用することが大切です。

Step1. 社内公募の資料の作成

はじめに、社内公募するポストの募集要項を作成します。従業員の興味を引くとともに、自身に適したポジションであるか判断できるよう、必要な情報を提供しましょう。そのためにも、募集要項には以下の情報を明記することが大切です。

【募集要項の主な項目】

• 募集の背景
• 部署の概要
• 仕事内容
• 必要なスキル、資格、経験など
• 応募条件　など

Step2. 社内広報

社内公募する全てのポストの募集要項が揃ったら、全社的に情報を公開して応募者を募ります。その際は、応募時の必要書類や選考フローなども共有するとよいでしょう。

Step3. 応募の受付開始

社内公募するポストごとに従業員からの応募を受付けます。人事担当者は応募書類を受理して選考の準備を行います。

Step4. 書類選考・評価

書類選考・評価を実施します。面接官は、募集部門の上長や人事担当者などが担当するのが一般的です。

Step5. 面接選考・評価

面接選考・評価を実施します。同様に、募集部門の上長や人事担当者などが選考を担当します。

Step6. 採用者への内定通知

応募者全員の合否を確定し、一斉に通知を行います。社内公募制度では、合格者と不合格者の全員に通知が行われるのが一般的です。また、合格者の上長に通知が行われ、所属部署の人員計画の調整が行われます。

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