AIを業務効率化に活用するメリットや効率化できる業務を解説

人事・総務部門では、従業員の入社・退職手続き、勤怠管理、給与計算、各種申請処理、書類作成など、多くの定型業務が発生します。これらの業務は、ルールが明確で反復性が高いことも多く、AIを活用した自動化に非常に適しています。AIは、データ入力、情報照合、文章の自動生成といった作業を、人間が行うよりもはるかに速く実行できます。これにより、従業員は煩雑な手作業から解放され、より価値の高い戦略的な業務に集中できるようになります。

人事データは、勤怠記録、評価、研修履歴、エンゲージメント調査など、多岐にわたり、その量は膨大です。AIはこれらの大量データを瞬時に分析し、人間では見落としがちなパターンや傾向を発見する能力に優れています。たとえば、AIは従業員の離職リスクの予測や、最適な人材配置の提案、研修プログラムの効果を分析することが可能です。これにより、人事部門はデータに基づいた客観的な意思決定を行い、より戦略的な人事施策を立案できるようになります。

従業員からの福利厚生、手続き、社内規定に関する問い合わせは、人事・総務部門の大きな業務負担の一つです。AIを搭載したチャットボットを導入することで、これらの定型的な質問に対して24時間365日、即座に自動応答が可能になります。これにより、担当者は繰り返し発生する問い合わせ対応ではなく、より複雑な相談や個別の対応に時間を割くことができます。また、一貫性のある情報提供により、従業員満足度の向上にもつながります。

これらの能力を組み合わせることで、AIは単なる作業の代替に留まらず、業務プロセス全体の変革を促し、組織全体の生産性向上に貢献するのです。

AIは、多くの定型業務を自動化することで、人件費をはじめとする運用コストの大幅な削減に貢献します。たとえば、人事・総務部門で発生する従業員からの問い合わせ対応（FAQチャットボット）、入社・退社手続きにおける書類作成やデータ入力、勤怠データの集計や給与計算の前処理など、反復性の高い業務をAIが代行することで、これまでこれらの業務に割かれていた人的リソースを削減できます。また、ヒューマンエラーによる再作業や修正コストも減少するため、間接的なコスト削減効果も期待できます。

AIの導入により、従業員は定型的な作業ではなく、より戦略的かつ創造的な業務に集中できるようになります。たとえば、人事・総務部門では、煩雑なデータ集計やレポート作成、従業員からの個別の問い合わせ対応といった時間がかかる業務をAIが迅速に処理することで、人事戦略の立案、組織開発、従業員エンゲージメント向上施策の企画など、本来注力すべきコア業務に時間を費やすことが可能になります。これにより、部門全体の生産性が向上し、企業価値向上に直結する成果を生み出す土壌が育まれます。

少子高齢化による労働人口の減少は、多くの企業にとって喫緊の課題です。AIは、この人手不足問題に対する有効な解決策となり得ます。特に、定型業務やバックオフィス業務においてAIが代替することで、限られた人材をより付加価値の高い業務や、人間にしかできない複雑な判断を伴う業務に配置できるようになります。これにより、既存の人材の能力を最大限に引き出し、新たな採用コストを抑えながら、組織全体の業務遂行能力を維持・向上させることが可能になります。

AIは、時間や場所の制約を受けずに稼働できるため、24時間365日の業務対応体制を構築することが可能です。たとえば、バックオフィスでは、従業員からの福利厚生に関する問い合わせや、各種申請の受付などをAIチャットボットや自動応答システムが対応することで、人事部門の担当者が対応できない場合でも従業員が必要な情報にアクセスしたり、手続きを進めたりできるようになります。これにより、従業員の利便性が向上し、働き方改革や多様なワークスタイルへの対応にも寄与します。また、グローバル展開する企業においては、時差のある拠点からの問い合わせにもスムーズに対応できるメリットは大きいでしょう。

AIは、膨大なデータを高速で分析し、人間では見落としがちな傾向やパターンを抽出する能力に優れています。たとえば、人事・総務部門においては、従業員の勤怠データ、評価データ、エンゲージメントサーベイ結果など、さまざまな人事データをAIが分析することで、離職リスクのある従業員の特定、最適な人材配置の提案、研修効果の可視化といった、データに基づいた客観的な意思決定を支援します。これにより、勘や経験に頼りがちだった人事戦略がデータドリブンなものへと進化し、より迅速かつ最適な経営判断を下すことが可能となり、企業の競争力強化に貢献します。

AIを導入すること自体が目的になってしまうと、期待した効果が得られない可能性があります。そこで、「どの業務の、どのような課題を解決したいのか」という明確な目的を持つことが不可欠です。たとえば、「人事・総務部門への問い合わせ対応にかかる時間を20％削減したい」といった具体的な目的を設定することで、必要な機能やツールが明確になり、導入後の効果測定も容易になります。目的が曖昧なままツールを選定すると、コストや工数発生へのよくない影響もあるため、まずは課題の特定からはじめましょう。

AIツールには、さまざまな特徴があります。チャットボット、RPA、データ分析ツールなど、それぞれ得意とする分野が異なります。自社の業務課題を解決するために、どのような機能が必要なのかを明確にした上で、最適なツールを選定することが重要です。併せて、導入後のサポート体制や費用対効果も考慮して検討しましょう。

AIは万能ではありません。そこで、人間が行う業務をすべてAIに置き換えるのではなく、あくまで人間の仕事をサポートする「補助ツール」として捉えることが重要です。AIに定型的な作業を任せ、人間がより創造的・戦略的な業務に集中できる体制を構築することで、AIと人間がそれぞれの得意なことを活かし、最大の効果が発揮されます。AIを導入しても、最終的な判断や複雑なコミュニケーションは人間が行う必要があることを理解しておきましょう。