～ボトムアップで作りあげた実践的防災マニュアル～ ヴィルモランみかど

山田慎吾・管理部長　日本とフランスを起源とした約300年の歴史を持つ種苗会社で、野菜の種子の開発・生産・販売をしています。日本国内だけでなく、世界の100ヵ国以上の5大陸、でビジネスを展開しています。アジアなど諸外国への輸出入も行っています。

山田部長　簡易な防災のガイドラインを作ってイントラネットに載せ、社内での判断基準にしてもらおうとしていました。
2016年には安否システムの導入も完了し、2018年までは年に一度避難訓練をして終わりでした。BCPはなかったので早晩作らないと、と話してはいましたが、2019年の台風19号で本社のある千葉県内で大きな被害があり、さすがにまずいなという意識を持ちました。

山田部長　2019年に千葉サイト委員会からの要請を受け、机上で訓練をしました。その後、管理部でBCPを作り、そのマニュアルをもとに、2021年春に訓練をしたのですが、その時になってみんなマニュアルを初めて見たような状態でこれはダメだなと思いました。

管理部　菅田太さん　役に立ちました。文字で見ているだけではなく、タイムラインで自分が対応しているように決断をしていくプログラムだったので、受講によって一段と災害に対する想像力がかきたてられました。みんなもともとやらなきゃいけないという意識はあったので、改めて（有効な防災マニュアルの策定について）考えるきっかけになったと思います。

山田部長　社内に知見のある人がいなかったということが大きいですね。（防災マニュアルを）まとめようとした時に、的確な情報や回答を誰も持ち合わせていないのが実態でした。また外部の方の意見は客観的なので、みんな素直に耳を傾けてくれました。

下條一伸・経営企画本部長　我が社の社員は中途入社の人が多くなってきています。このため、特に部門長クラスの人はそれぞれのバックグラウンドを持っていて、話が全然まとまらない時もある。合意形成がなかなか難しいんですよ。そこにNTTExCパートナーさんが第三者として入って、うまくまとめて下さったのは本当に助かりました。

山田部長　議論の過程では難しい場面もありましたが、とても我慢強くまとめる努力をしていただきました。

下條本部長　（幹部の間で）災害というテーマで話し合ったのは初めてでした。各々の経験も違うし、課題も多かったので再三、議論があちこちへ飛んでいました。各組織のトップであるだけにみんな思いも強い。ファシリテーションは本当に大変だったと思いますが、NTTExCパートナーさんがいて下さったことでとても安心感がありました。プロフェッショナルなファシリテーターの力で、何とか合意形成ができたと感じています。

菅田さん　メンバーが防災に対して、自分ごととして真剣に考えてくれたことが非常に大きいです。最初の頃は「必要なことだけど忙しいから…」という感じの人が多かったのですが、最後の方では「こういう資料が欲しいんだけど」と積極的な取り組み姿勢に変わってきました。
中途入社の人がほとんどだからこそ、こういう取り組みを通じてお互いのことをよく理解し合えたのも良かったと思いますね。

山田部長　以前は「BCPは上から落とすもの」という感覚がありました。だから当初は我々管理部で作って社員に配ったという経緯があったのですが、今回の取り組みでトップダウンも必要だが、ボトムアップってとても良いなと自分自身の印象が変わりました。

山田部長　マニュアルに書かれている内容が、メンバー自身が議論や検討で用いていた言葉そのものなんですね。だから、実行する時には、自分達が考えたことがそのまま行動になるはずです。例えば災害時の設備点検方法についても、単なるマニュアルではなく、自分がやるべきこととしてイメージされています。

下條本部長　実際に動くメンバーがマニュアルを作ったという点がとても意義が大きいです。今回はみんなが自分たちで想像しながら作り上げました。誰かが作ったマニュアルを渡されても実際には機能しないと思います。あとはこれを訓練で何度もやってみることによって本当に自分たちのものになっていくでしょうから、今後の訓練が重要だと考えています。

山田部長　プロフェッショナルなファシリテーターとして、我慢強く丁寧に検討の道筋をつけ、良いところに議論を落ち着かせてもらったと感じています。私達、事務局の意見も十分取り入れてもらったので助かりました。

菅田さん　困った時には相談にのってもらい、マニュアルの書きぶりにもアドバイスをいただけて有難かったです。

山田部長　初動対応の全体フローを作る過程で、細部は最終的な調整が必要でしたが、本筋については理解のうえで、支援していただいたと感じました。ただ、私達の進め方の反省点として、全体の縦軸となるフローができた時点で一旦全員に説明をしてから、各グループと調整できていれば、よりメンバーが自分たちの対応との関係性をイメージしやすかったかな、というのはありましたね。最終の全体セッションの前に、それをやっておけばより良かったかなと。

下條本部長　確かに全体フローをもっと早く固められていれば他のグループが楽だったかもしれませんね。対策本部ワーキングではうまくファシリテートしていただきながら、様々な意見を出せたのは非常に良かった半面、まとめるのが遅れてしまいました。  また、今回ほとんどの議論をリモート会議で行ったこともあり、情報共有の方法やツールに課題が見えました。他社に比べてもITリテラシーは決して低くないと思うのですが、会議の資料の読み込みなどにバラツキがあって、議論の進め方にも難しさを感じましたね。

下條本部長　次は本格的なBCPの策定です。そこまで作らないと初動の次はどうなるの？となってしまいます。その際、難しいだろうと想定しているのはグローバル連携です。しかしながらまずは日本単独で進められるところから作成していこうと思っています。特に調達と輸出販売は事業継続の観点からグローバルでの連携が必須になってくるでしょうが、それ以外は進められるところからどんどん取り組んでいきたいと考えています。
BCPというと分厚い立派なものを作りがちですが、自分たちが動かせて、運用に耐えられるものにしないといけないし、自社のサイズに合ったものをめざしていきたいです。