人事業務でAIを活用するメリットや活用例、活用ステップなどについて解説

従来の人事評価では、上司や評価者の主観が評価結果に影響を及ぼすことが少なくありませんでした。しかしAIを活用することで、客観的なデータにもとづいた公平な評価が可能になります。

たとえば、従業員の勤務状況やプロジェクトでの成果、スキル習得状況といった多様なデータをAIに読み込ませれば、AIがデータを統合・分析してくれます。その上で、あらかじめ設定された評価基準と照らし合わせてスコアリングを行ってくれるため、人事評価の効率化を実現することが可能です。

このように「数値化された情報」と「評価基準の要件定義」を準備し、AIに分析させることで、評価の透明性と精度が高まり、従業員の納得感や信頼感の向上にもつながります。

人事業務の中には、採用管理や労務手続き、社内問い合わせ対応など、多くの定型業務が含まれています。これらをAIが自動化することで、業務負担を大幅に軽減でき、限られたリソースを戦略的業務に集中させることが可能です。

採用業務においてもAIの活用は大きな効果をもたらします。履歴書の自動スクリーニングや面接の日程調整、候補者データの管理など、多くの業務を自動化することで、採用担当者の負担軽減だけでなく、採用スピードの向上にもつながります。
さらに、AIに過去の採用データや成功事例、毎年の採用基準などを学習させることで、自社に最適な人材を抽出する精度を向上することができます。このようにして、採用ミスマッチのリスクを減らし、質の高い採用活動を実現できます。

最初に行うべきは、自社の人事業務の全体像を把握し、AIで自動化・効率化できる業務と、人の判断が必要な業務を明確に切り分けることです。たとえば、採用管理や社内問い合わせ対応、勤怠管理、評価データの集計など、定型的でデータ処理が中心の業務はAIが得意とする領域です。一方で、最終面接や重要な人事判断など、人的なコミュニケーションや裁量が求められる業務は、現段階では引き続き人が担うべきです。

次に、洗い出した業務をもとに、実際の業務フローを詳細に確認していきます。その上で、どの工程にAIを組み込むことで効果が高まるのか、どのデータが必要でどのシステムと連携が必要なのかを整理しましょう。

この段階では、各部署とのヒアリングや業務プロセスの可視化が重要です。
たとえば、AIチャットボットを導入する場合、FAQデータの整備や、既存の問い合わせ管理システムとの連携方法などを検討する必要があります。

AIを活用する業務が明確になったら、その目的に合ったツールを選定します。この時、機能性や拡張性、導入コスト、サポート体制、既存システムとの連携性など、複数の観点で評価を行うことが大切です。

たとえば、AIチャットボットを導入する場合は、「YourNavi‐QAI‐総務」のように人事・総務業務に特化した製品を選ぶことで、専門性の高いFAQや独自の機能を活用できます。また、社員教育用途では「AIアバター制作サービス」を利用して、AIアバター講師によるeラーニングを実現するなど、用途に応じたソリューションを選びましょう。

AIツールを選定したら、導入計画を策定します。試験運用（PoC：Proof of Concept）を設け、限定的な範囲でAIの効果を検証するフェーズを設けるとよいでしょう。試験運用により、AIの精度や社内業務への適合性、運用上の課題などを洗い出すことができ、本格導入後のリスクを低減できます。

また、AI導入にあたって忘れてはならないのが人材育成です。AIツールを最大限、活用するためには、人事担当者や現場の従業員がツールの基本操作やデータの活用方法を理解している必要があります。こうした研修では、単に操作方法を教えるだけでなく、「AIは何ができて何ができないか」という理解を深めてもらうことが重要です。導入プロセスの計画段階では、研修内容や担当者、スケジュール、評価指標などもあらかじめ明確にしておくことで、スムーズな本格展開につながります。

AIは導入して終わりではなく、継続的な運用と改善が必要です。定期的に利用状況や効果を評価し、必要に応じてFAQの追加やAIモデルのアップデート、プロセスの見直しなどを行いましょう。

AIは大量のデータをもとに分析・判断を行いますが、その学習データに偏りが含まれている場合、AIの出す結果にもバイアスが生じる可能性があります。たとえば、過去の採用データに特定の属性への偏りがあった場合、AIが将来的に同じ傾向で評価を行ってしまうリスクがあります。

このようなリスクを避けるためには、AIによる評価を「人の目による確認」と組み合わせることが重要です。AIが出力する結果を鵜呑みにせず、最終的な意思決定は人事業務をご担当している方が行う仕組みを構築しましょう。

AI導入の際には、ツールやシステムの購入にかかる金銭コストだけでなく、業務フローの見直しやデータ整備、従業員教育といった間接的なコスト（時間コスト、心理コストなど）も発生します。特に、人事業務でのAI利用には、社内の人材データや業務プロセスに深く関わるため、導入初期の準備作業に時間と労力がかかることが多いです。

コスト対効果を最大化するには、スモールスタートでの導入を検討するのも一案です。たとえば、「YourNavi‐QAI‐総務」を先に導入し、問い合わせ対応の自動化から始めて成果を確認した上で、ほかのAIソリューションに段階的に拡大する方法なども考えられます。