データドリブン人事の進め方は？組織を変える具体的なステップを解説

データドリブン人事を導入すると、第三者が見ても納得しやすい客観的な根拠にもとづいて意思決定できるようになります。これまで採用や評価の場面では、面接官の直感や上司の経験則が判断基準になることもありました。たとえば、採用面接で「コミュニケーション能力が高い」と判断する基準は、面接官の主観に左右されやすい傾向にあると考えられます。適性検査のスコアや過去のハイパフォーマーの行動特性データを参考に加えて活用することで、個人の感覚に頼っていた部分をデータという共通言語に置き換え、公平な判断が下せるようになります。

データ活用の目的は、従業員一人ひとりの隠れた才能や可能性を引き出し、最大化することにあります。ある営業担当者が目標を達成できず悩んでいた場合、行動データの分析で「提案書の作成に時間がかかり、顧客訪問数が極端に少ない」という課題が見えてきたとします。この場合、資料作成の研修を実施したり、サポートツールを導入したりと具体的に支援につなげることができます。データを活用した適切なサポートで、従業員は本来持っている力を発揮しやすくなるでしょう。

勘や経験に頼ったマネジメント手法では、多様化する従業員の価値観に対応しきれなくなっています。終身雇用が当たり前だった時代とは異なり、現代はキャリア志向や働き方の希望が人それぞれ違うことが要因です。「若手はとにかく現場で苦労させるべきだ」という過去の成功体験にもとづく指導を押し付けると、価値観の合わない若手従業員はすぐに離職してしまう可能性があります。一人ひとりの適性やモチベーションの源泉をデータで把握し、個別にアプローチしなければ、優秀な人材を引き留めることは困難でしょう。現代は、客観的なデータが新しい指針として必要なのです。

• 参考:

  厚生労働省「新しい時代の働き方に関する研究会報告書 参考資料（PDF）

• 参考:

  厚生労働省「若者の離職理由（PDF）」

企業価値を測る指標として人的資本の可視化が重視されるようになり、データの開示が求められていることも大きな要因です。投資家やステークホルダーは、企業が人材にどう投資し、どのような価値を生み出しているかを客観的な数値で判断しようとしています。実際に、女性管理職の比率や従業員のエンゲージメントスコアなどを有価証券報告書で開示する動きが活発になっています。数値を公表するためには、社内のあらゆる人事データを正確に収集し、分析できる体制が整っている必要があります。データドリブンな人事体制の構築は、今や企業の信頼性を高めるための経営戦略そのものだと言えるでしょう。

• 参考:

  内閣官房・金融庁・経済産業省「人的資本可視化指針の見直しについて～強い日本経済の実現に向けた、人的資本投資の強化～」 

システムやツールの進化により、高度なデータ分析が手軽に行えるようになった点もポイントです。以前は膨大なデータを集計するために、専門的な知識を持つデータサイエンティストが必要でした。現在では、直感的に操作できるタレントマネジメントシステムや、AIを搭載した分析ツールが多数登場しています。人事担当者が自らの手で従業員のスキルマップを作成したり、離職リスクを予測したりできるようになったのです。技術的なハードルが大きく下がったことで、多くの企業がデータ活用に踏み出しやすくなっているのです。

• 参考:

  PwCコンサルティング合同会社「 AI・メタバースのHR領域最前線調査 報告書(PDF)」 

最初に取組みたいのは、データを使って解決したい経営課題を明確に定めることです。目的がないままデータを集めても、具体的なアクションに結びつきにくいでしょう。「若手従業員の離職率を下げたい」のか、「次世代のリーダー候補を発掘したい」のかによって、集めるべきデータや分析の手法は大きく変わります。まずは経営陣と議論を交わし、自社が抱える優先度の高い課題を特定します。この段階で「どのような状態になれば成功と言えるのか」というゴールを設定しておくことが、プロジェクトを迷走させないための基盤となるのです。

目的が定まったら、社内のさまざまなシステムに散らばっている人事データを一つに統合しましょう。データが分散していると、多角的な分析が困難になります。勤怠管理システム、給与システム、評価システムからそれぞれデータを抽出し、従業員番号などをキーにして情報を紐づけます。その際、入力フォーマットの違いや欠損値などの不備を修正するデータクレンジングという作業が求められる点に注意が必要です。丁寧な準備作業が、後々の分析精度の高さを決定づける重要な要素となります。

統合したデータを効率よく分析し現場に還元するために、データを直感的に理解できる形で可視化しましょう。手作業でエクセルなどのデータを更新し続けるのは運用上の負担が大きく、タイムリーな状況把握が難しいと考えられます。効率化のためには、目的にあった専門サービスの導入を検討するのがおすすめです。自社の課題に適したタレントマネジメントシステムやBIツールを活用すれば、ダッシュボード上で状況を把握できるようになります。人事部門だけでなく、現場のマネージャーも日常的にデータを確認できる環境を整えることが、データ活用の浸透を早めるポイントです。

データの可視化と分析ができたら、結果にもとづいて具体的なアクションプランを作成し、実行に移しましょう。データを提示しただけでは、組織の課題解決に至らない可能性が高いです。たとえば、特定の部署でスコアの低下が見られた場合、原因を深掘りした上で「1on1ミーティングの頻度を見直す」「該当部署向けの研修を実施する」といった施策を立案します。アクションの実行と効果検証を繰り返すことで、真の意味でのデータドリブンな組織が完成するのです。

人事部門や本部のみでデータ分析を完結させず、現場のマネージャーの理解と協力を得ましょう。実際に従業員と対話し、データを活用して指導を行うのは現場の責任者です。本部から一方的に分析結果を提示するのではなく、データ活用がマネジメントの効率化や離職防止にどのように寄与するかを事前に説明する必要もあります。現場の状況を反映した運用ルールを策定することで、入力作業や面談の形式化を防ぎ、実効性のある組織改善の推進が可能となります。

データはあくまで現状を把握するツールです。数字だけで全てを評価せず、数字に表れるもの以上の情報を得るための対話のきっかけとして利用しましょう。現場にはさまざまな背景や事情が存在します。たとえば、営業成績のデータが悪い従業員に対して、「数字が悪いため評価を下げる」と機械的に通達するだけでは反発を生みかねません。「データを見ると訪問件数が減っているようですが、何か困っていることはありますか」と問いかければ、「実は担当顧客のトラブル対応に追われていて」といった事実が見えてくるでしょう。数字の裏にある事情を引き出すためにはコミュニケーションが欠かせないのです。

人事データには機微な個人情報が多く含まれるため、取扱いには細心の配慮が求められます。管理体制が杜撰であれば、従業員のプライバシーを侵害し、会社への不信感を招く原因になってしまいます。特定の個人の評価やストレスチェックの結果が、関係のない部署の従業員から閲覧できてしまうような設定は避けましょう。閲覧権限は役職や役割に応じて厳密に制限し、情報をどのように利用するかを事前に関係者全員に説明しておく必要があります。従業員が安心してデータを提供できる環境を整えることが、運用を軌道に乗せる大前提なのです。

データドリブン人事による成果や効果は、数か月単位の短い期間ではなく、長期的に判断するようにしましょう。人の成長や組織文化の変化の多くには、ある程度の時間がかかるのです。ツールを導入して半年で「売上につながっていないので失敗だ」と判断してしまうと、せっかく芽生えはじめたデータ活用の文化が途絶えてしまいかねません。まずは「マネージャーが面談でデータを参照するようになった」「従業員が自分のスキルをシステムに入力するようになった」といった行動の変化を評価するのがおすすめです。長期的な視点に立って、組織全体の体質改善に寄り添う姿勢を持ちましょう。