社員情報管理とは？目的と管理方法、システムのメリット・選び方を解説

社員情報管理とは、自社の従業員に関するあらゆる情報を適切に管理し、必要に応じて活用することをさします。管理対象となる社員情報は、「社員の基本情報」「社員の能力・保有スキル」「職務内容・実績」などです。管理する情報の具体例について、詳しくは後の見出しでご紹介します。

社員情報管理の施策では、「個人情報保護法」の遵守が不可欠です。社員情報の中には、氏名や生年月日をはじめとした個人のプライバシーにかかわる情報が含まれます。そのため、ご担当者さまは個人情報保護法のルールを守って、社員情報を適切に管理し、必要に応じて活用しなければなりません。

社員情報管理に取組むことで、人的資本経営や戦略人事を実現できます。

人的資本経営とは、人材を「資本」として捉えて価値を引き出し、中長期的に企業価値を向上させる経営手法です。社員情報の適切な管理は、法律に従って正確な人的資本情報を開示する際に役立ちます。また、適材適所の人材配置によって、自社の人的資本の価値を最大化することが可能です。

戦略人事とは、経営戦略と連動させながら人事戦略を実施することです。社員情報管理は、人材の採用・育成・評価を最適化し、経営目標に沿った人材マネジメントに貢献します。また、自社の未来を担う次世代リーダー層を的確に抜擢する上でも、社員情報の有効活用が不可欠です。

社員情報管理の一環で定型業務を効率化すると、ご担当者さまの作業時間が大幅に抑えられ、コスト削減につながります。たとえば、情報の入力・集計・検索・分析・共有といった作業をスムーズに行えるようになると、業務のスピードアップが期待できるでしょう。

社員情報管理によって自社で活躍する人材のコンピテンシー（＝行動特性）を分析することで、求める人材像が明確になり、適切な採用基準を設定できます。採用選考の際に、ご担当の方によって評価基準にばらつきが生じることのないよう最適化するとともに、人材とのミスマッチを防止できます。

社員情報管理の施策では、社員の適性にもとづいた人員配置を実現できるため、人材が職場に定着しやすくなります。一人ひとりの社員が自分の強みを生かして働けるようになるので、従業員満足度の向上も期待できるでしょう。こうした理由から、離職防止にも有効だと考えられています。

社員情報管理に取組むと、社員一人ひとりのスキル・知識のレベルを把握できることはもちろん、社内全体の水準を把握することが可能です。自社に不足するスキルや知識が可視化されると、ギャップを補うために効果的な人材育成の計画を立てられるようになります。

社員情報管理によって社員の能力・保有スキル・業績などの情報が可視化されると、評価者の主観に偏ることなく、データにもとづいた客観的な人事評価を実現できます。評価の理由が明確になることで、従業員の納得感が高まり、モチベーションやエンゲージメントの向上も期待できるでしょう。

社員情報管理では、従業員の労働時間などの勤怠データも管理の対象となります。長時間労働をはじめとした労働環境の問題がないか確認し、是正に努めることで適切な労務管理の実現につながります。労務管理業務を強化し、働きやすい職場づくりに貢献することが可能です。

人事や労務に関する情報は、社員のライフイベントや人事異動にともない頻繁に変更が発生するため、現場で対応に手間取ってしまうことが少なくありません。このように煩雑な管理に多くの工数がかかっている場合は、情報の一元化によって業務効率化や生産性向上を実現できます。

社員情報管理の取組みは、法令遵守（コンプライアンス）の観点でも有効だとされています。現状の情報管理体制を見直して改善を図ることで、「個人情報保護法」などの法律や社内ルールに則って情報を適切に管理できるようになります。

紙の書類や表計算ソフトのテンプレートを使って管理する方法です。紙で管理する場合は保管場所の確保が必要となり、管理作業が煩雑になりやすいことがデメリットだといえるでしょう。また、表計算ソフトで管理する場合の注意点として、情報更新が手作業となりリアルタイムでデータを参照できない点が挙げられます。

社員情報管理に特化した、専用の「社員情報管理システム」を導入する方法です。システム上で情報のデータ化・収集・分析が可能となります。また、入力支援や自動化などの便利な機能が充実しているため、人事業務のご担当者さまの業務負担の軽減につながります。人材管理の課題解決をめざす場合は、専用システムを導入する方法がおすすめです。

社員情報管理システムは、システム上に情報を集約して一元管理できるため、大量のデータを効率的に管理したいケースに適しています。特に、社員数が多い場合は管理するデータ量が増えるので、表計算ソフトではファイルの動作が重くなりやすいことに留意しておきましょう。

社員情報管理システムには高度な分析レポートの機能が搭載されているため、組織の現状を迅速に把握することが可能です。さらに、タレントマネジメントシステムとの連携によって、戦略的な人材配置や評価制度の改善を実現できます。一方、紙や表計算ソフトで管理する場合は、専用システムのように高度な分析を実施することは難しいといえます。

社員情報管理システムにデータを集約すると、社員の能力・スキル・職務経験の全体像が明確になります。分析機能を活用すれば、社員の不足スキルを踏まえた能力開発や、保有スキルの有効活用が期待できるでしょう。システム化によって適材適所の人材配置や人材戦略を実現できます。

専用システムに登録した情報はその場でデータベースに反映されるため、利用者はリアルタイムで最新のデータを確認することが可能です。たとえば、人事異動で社員の所属部署に変更があった場合も、登録後は即座に正確な情報を閲覧できる状態になります。それに対して、表計算ソフトでは更新時に複数のファイルで修正作業が発生する場合があり、更新漏れやバージョンの混在などが懸念されます。

専用システムには、プルダウンリストやチェックボックスなど入力支援の機能が搭載されているため、情報を手書き・手入力する場合と比べて人的ミスが起こりにくいといえます。また、紙で管理する場合のように書類を物理的に紛失したり、誤って破棄したりするリスクを回避できるでしょう。

専用システムで情報を電子化すると、紙の書類や資料が不要となり、人事業務のペーパーレス化を推進できます。クラウド型のシステムなら、ご担当者さまがオンラインからアクセスできるため、テレワークにも対応可能です。紙で申請や承認を行う場合よりも、手続きの手間を削減できます。

社員情報管理では、社員の勤怠情報や給与情報といった機密情報を取扱います。システムで管理する場合は、特定の情報にアクセスできる社員の権限を所属部署や役職ごとに細かく設定できるため、容易にセキュリティを強化することが可能です。