HRISとは？HCM・HRMSとの違いや人的資本経営への活用方法を解説

HRISの大きな役割の一つは、紙や表計算ソフトに分散しがちな人事情報を一つのデータベースに統合することです。データが一元化されることで、必要な情報を探す手間が省け、情報の更新漏れも起きにくくなります。たとえば、従業員が引っ越しをして住所が変わった場合、一つのシステムを更新するだけで関連するすべての手続きに正しい情報が反映される、などが該当します。人事部門にとって、正確で最新の情報が揃っている状態を作ることは、あらゆる業務の土台となるでしょう。信頼できる単一の情報源を確保できる点が、HRISを導入する大きな意義の一つと言えます。

情報の蓄積に加えて、人事部門の日常的な定型業務を自動化し、効率化することもHRISの重要な役割の一つです。毎月の給与計算や日々の勤怠打刻、休暇の申請承認といった業務は、全従業員にかかわるため大きな作業量となります。システムを導入すれば、勤怠データから残業時間を自動集計し、給与システムに連携して計算を完了させることが可能です。手作業による入力ミスや計算間違いも減らせるでしょう。人事担当者はより付加価値の高い企画業務に専念できるようになる効果も期待できます。

前述のとおり、HRISは人事情報のデータベース化と、給与や勤怠といった中核的な業務プロセスを処理することに特化しています。組織を運営する上で求められる、法律で定められた労務管理や支払い業務を正確に遂行するための土台となるシステムです。まずは紙ベースの業務から脱却したい場合や、手作業でのデータ転記によるミスをなくしたいという課題を持つ企業にとって、優先的に取組みたい領域と言えるでしょう。高度な分析機能よりも、確実な記録と処理を優先する段階におすすめの概念です。

HRMSは、HRISが持つ基礎的なデータ管理機能に加えて、人材の採用から退職までのプロセス全体を支援する機能を持っていることが多いです。具体的には、求職者の選考進捗を追跡する採用管理システムや、従業員のスキルや研修履歴を管理するタレントマネジメントの一部機能が該当します。単にデータを保管して給与を支払うだけでなく、組織の人材プールをより広く管理し、育成や配置にもシステムを活かしたいと考える段階におすすめの仕組みです。人事部門の業務領域を網羅的にサポートする総合的なシステムとして位置づけられるでしょう。

HCMは、従業員をコストではなく「資本」と捉え、価値を最大限に引き出すための戦略的なアプローチを支援するシステムです。HRISやHRMSの機能を内包しつつ、さらに目標管理や後継者育成計画、エンゲージメント調査、高度なデータ分析機能などを備えていることが多いです。経営戦略と人事戦略を連動させ、どの部署にどのようなスキルを持つ人材が必要か、将来のリーダー候補をどう育成するかといった経営直結の課題を解決するために活用されます。人的資本経営を本格的に推進していくための総合プラットフォームと言える存在でしょう。

HRISを導入する大きなメリットの一つは、業務効率化です。システムが整備されていない環境では、採用担当者が入力した内定者情報を、入社後に労務担当者が給与システムへ再度手入力するといった作業が発生しがちです。システムが一つに統合されていれば、一度入力したデータはすべての関連機能に引き継がれます。転記作業やデータの照合に費やしていた多くの時間が削減されるため、人事部門は、従業員へのケアや採用戦略の立案など、人による判断やコミュニケーションが求められる重要な業務に、より多くの時間を充てられるようになるでしょう。

経営陣がビジネスの方向性を決定する際、組織の現状を正確に把握することが求められます。HRISには全従業員の最新情報が蓄積されているため、部門ごとの人件費の推移や離職率、平均残業時間といった重要指標を迅速にレポートとして出力できます。「ある部署の離職率が急増しているため早急に対策を打つ」「新規事業を立ち上げるために必要なスキルを持つ人材を社内から抜擢する」といった判断を、勘や経験だけではなく客観的なデータにもとづいて下せるようになるでしょう。

人事データには、マイナンバーや給与情報など機密性の高い個人情報が含まれています。表計算ソフトや紙のファイルでの管理では、紛失や不正アクセスのリスクが高まるでしょう。クラウド型のHRISであれば、ベンダー側で高度なセキュリティ対策が施されていることが多いため、誰がいつどのデータにアクセスしたかの履歴も残ります。労働基準法や社会保険関連の法改正があった際にもシステム側で自動的に計算ロジックが更新されるため、法改正への対応漏れを防ぎ、法令違反のリスクを低減する効果が期待できます。

システムの導入には相応の金銭的コストがかかります。クラウドサービスを利用する場合、サーバーの購入費用は抑えられることが多いですが、従業員数に応じた月額利用料が継続的に発生します。自社の就業規則に合わせてシステムを設定するための初期導入費用も必要です。コストを出費と捉えるのではなく、投資として正当化できるかを検証しましょう。システム化によって削減できる担当者の人件費、ペーパーレス化による印刷・郵送費の削減、さらには離職率の低下による採用コストの抑制など、具体的な金額効果を算出して経営陣の納得を得る準備が求められます。

システムを切り替える際は、一時的に人事部門の業務負荷が増加する可能性が高いです。過去のデータを新しいシステムに移行する作業や、旧システムと新システムで給与計算の結果が一致するかを検証する並行稼働テストなど、通常業務に加えて多くの作業が発生するためです。新しい画面操作に担当者が慣れるまでの学習期間も必要になるでしょう。移行期の混乱を抑えるためには、年末調整や人事異動が重なる繁忙期を避けて移行スケジュールを組むことや、現場からの問い合わせに対応するヘルプデスク体制をあらかじめ構築しておくなどの対策が求められます。