社宅管理代行サービスとは、企業が行う社宅管理業務を外部の委託会社へとアウトソーシングすることができるサービスです。 ここでは、社宅管理代行サービスの概要や選び方まで詳しく説明していきます。
社宅管理代行サービス利用のメリット・デメリットは？
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現在、社宅管理業務は社宅管理代行会社へアウトソーシングすることが主流となっています。では、社宅管理代行サービスを利用することで、企業にはどのようなメリット・デメリットが生まれるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
1.社宅管理代行サービスのメリットとは？
社宅管理代行サービスの1番のメリットは、「社宅管理担当者の稼働の大幅削減」です。転貸方式の場合、お客様の社宅管理業務の最大90％を代行可能なケースもあります。また、社宅管理代行サービスでは、不動産に関する知識・スキルを持った専門スタッフが賃料交渉を担当するため、「費用の適正化」にも繋がります。
ここでは、詳しいメリットについて紹介していきます。
メリット 01
社宅管理担当者の稼働の大幅な削減
社宅管理業務を自社で行う場合、物件の管理や契約、更新等については物件ごとの貸主一人一人と行う必要があります。そのため、管理する社宅の戸数が多いほど社宅管理業務を担当する部門の稼働は膨大になってしまいます。社宅管理代行サービスを利用することで、これらの膨大な事務作業のほとんどを代行することができ、ご担当者様の社宅管理業務にかかる稼働を大幅に削減することができます。
メリット 02
社宅管理に係る費用の適正化と削減
社宅管理代行サービスでは、賃料や原状回復費等の費用に関わる交渉も代行することができます。費用交渉は不動産に関する知識・スキルを持った専門スタッフが実施するため、費用の適正化と無駄な費用の削減を実現することができます。 また、賃料の支払いや契約業務についても社宅管理代行サービスで代行することができるため、支払いや契約に伴って発生する振込手数料や郵送代金の削減にもつながります。
メリット 03
従業員の満足度向上
社宅管理代行サービスでは、不動産賃貸に関する専門的な知識を持ったスタッフが社宅管理業務にあたります。そのため、従業員の要望に応じた物件を全国エリアで手配することが可能です。また、入居前・入居後に発生するトラブルに関して、専門スタッフであれば迅速かつ適切に対応することができ、従業員の満足度を向上させることができます。
メリット 04
個人情報の管理が不要になる
社宅管理業務では、支払調書の作成のために貸主のマイナンバーを収集・管理することが必要です。個人情報の収集や管理は情報漏洩のリスクが伴うため、稼働量も多くなってしまいます。社宅管理代行サービスでは、こういったマイナンバーの収集・管理まで代行することが可能なため、稼働を削減すると共に、個人情報を自社で管理するリスクも削減することができます。
2.社宅管理代行サービスのデメリットとは？
続いて、社宅管理代行サービスを利用することで発生するデメリットについて詳しく触れていきます。
デメリット 01
個人(従業員)情報の漏洩リスクへの対応が必要
社宅管理代行サービスへ業務を委託する場合、自社の個人(従業員)情報を委託会社へ預けなければなりません。委託会社のセキュリティ体制・コンプライアンス意識がしっかりしていなかった場合、自社の大切な情報が漏洩してしまうリスクが大きくなります。 こういった個人(従業員)情報の漏洩を防ぐためにも、委託会社の成り立ちや規定等を事前に自社で確認し、セキュリティ体制・コンプライアンス意識はしっかりしているのかを見極めることが必要です。また、社宅管理代行サービス導入後も定期的に委託会社のセキュリティチェックを実施することで情報漏洩のリスクを軽減することができます。
デメリット 02
社宅管理代行費用が発生する
社宅管理代行サービスの利用にあたって、新たに社宅管理代行費用が発生します。一般的に、社宅管理代行サービスの利用によって、導入前と比べ2～3割のコスト削減が可能といわれています。サービスの利用で実現する稼働・コスト削減効果と、社宅管理代行にかかる費用のバランスが適切かどうかを検討する必要があります。
社宅管理代行サービス「teNta Ace」
NTT ExCパートナーの社宅管理代行サービス「teNta Ace(テンタエース)」では、お客様の稼働・コストの大幅削減や社宅管理業務における様々なリスク回避を実現します。
「teNta Ace(テンタエース)」の特徴
◎「転貸方式」を採用し、社宅管理業務を最大90%代行可能！借主業務におけるリスク回避も実現！
◎お客様毎に専門チームを構成しており、迅速で柔軟な対応が可能！
◎豊富なオプションサービスを細かくカスタマイズ可能なため、お客様の要望に沿ったサービス提供を実現！
◎全国の不動産会社とのネットワークを活用し、お客様の要望に沿った物件提供を実現！
3.まとめ
今回は社宅管理代行サービスを利用することで生まれる一般的なメリット・デメリットについて触れてきました。しかし、社宅管理業務のアウトソーシングが主流となっている現在、社宅管理代行サービスは委託会社によってサービス内容や特徴も多種多様なものとなってきており、自社に合った最適なサービスを選定することが難しいと言われています。そのため、社宅管理代行サービスの導入にあたっては、複数社から見積もりを取り、それぞれのサービス内容や費用体系についてヒアリング・チェックを行うなど、自社で社宅管理代行サービスを見極める必要があります。
自社に最適な社宅管理代行サービスを見極め、社宅管理業務の稼働・コスト削減及び従業員満足度の向上を実現していきましょう！
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