社宅管理代行とは？サービス・導入メリットを徹底解説！

社宅管理代行サービスとは、社宅管理に関わる業務を外部の委託会社へとアウトソーシングできるサービスです。
現在では、国内賃貸物件の法人契約の内、約75%が外部の委託会社で管理されており、社宅管理に関してはアウトソーシングすることが主流となっています。

• ※労働政策研究・研修機構「企業における転勤の実態に関するヒアリング調査」
  人事院「2017年民間企業の勤務条件制度等調査」及び、当社調べ「社宅代行会社管理戸数」より算出

社宅管理に関わる専門知識・ネットワークを有している人材はそれほど多くありません。社宅管理代行サービスでは、専門家の知識やネットワークを活用することで、幅広い物件をより良い条件で従業員に提供することが可能です。

事務代行方式とは、企業が賃借する社宅に関連する事務業務を、外部業者に委託する方式です。
具体的には、契約手続き、賃料支払、更新手続き、解約手続き、入居者対応などの事務作業を代行します。
事務代行方式のメリットは、企業が社宅の契約の借主としての管理を維持しつつ、日常の煩雑な業務を専門家に任せることで、業務効率を向上させられる点です。

事務代行方式の主なサービス内容

転貸方式とは、社宅管理代行会社が企業の代わりに物件を契約し、それを従業員に転貸する方式です。
転貸方式の大きなメリットは、物件の契約・管理に関わる企業の負担が大幅に軽減されることです。
転貸方式を利用することで、企業は社宅契約のリスクや煩雑な手続きを代行業者に委ね、社宅運営に関わるコストと業務負担を最小化することができます。

転貸方式の主なサービス内容

続いて、社宅管理代行サービスで行う主な業務について、「事務代行方式」「転貸方式」での違いについても触れながら詳しく見ていきましょう。

物件の手配

企業やそこで働く従業員の要望をもとに物件情報を収集・提供するとともに、社宅への引っ越しの手配や見積もり、支払いなども代行することができます。また、物件の手配など、社宅を利用する従業員から社宅管理代行サービスへ直接申請することができます。

契約・更新手続き

新規契約・契約更新時に、契約内容の確認や修正依頼、契約書への捺印等を代行することができます。
また、「転貸方式」では、これらに加えて契約・更新条件が適切な価格かを精査し、必要に応じて貸主(管理会社・家主)と交渉する業務まで代行することができます。

支払業務

毎月の賃料、新規契約・更新・解約に伴い発生する費用の支払いの他、支払調書等の帳票の作成も代行することができます。また、支払調書の作成にあたって必要となる貸主のマイナンバーの収集・管理まで代行することができ、企業側で個人情報を管理することが不要になります。

解約手続き

社宅を解約する際の貸主(管理会社・家主)への通知、解約書類の作成・提出、敷金の精算等を代行することができます。
また、「転貸方式」では、解約時の原状回復費用(修繕費用)が適切な価格かを精査し、必要に応じて貸主(管理会社・家主)と交渉する業務まで代行することができます。

入居者・管理者対応

社宅管理代行サービスには多くのメリットがありますが、もちろんデメリットも存在します。詳しく見ていきましょう。

個人(従業員)情報の漏洩リスクがある

社宅管理代行サービスを利用する際、委託会社へ企業や従業員に関する情報を預ける必要があります。そのため、委託会社のセキュリティ体制が整ってない場合、企業の情報が漏洩するリスクが大きくなってしまいます。

社宅管理代行費用がかかる

社宅管理代行サービスの利用に伴い、委託費用が発生します。そのため、社宅管理代行サービスの利用によって実現する業務削減効果と社宅管理代行サービスに係る費用のバランスが適切かどうかを吟味する必要があります。

まず、従業員が社宅に入居する資格があるかどうかを判断します。
企業の社宅制度や運用ルールに基づき、対象となる従業員か確認します。

社宅代行サービスでは、企業が希望するエリアや条件に基づいて物件を選定します。
社宅管理代行会社は不動産業者とのネットワークを活用し、最適な物件を提案します。
企業もしくは入居する従業員はこれを基に、社宅としてふさわしい物件を選びます。

物件が決定した後、契約書類を詳細に確認します。契約の内容が適切か、借主に不利な条件がないかなどをチェックします。
ここでも、社宅管理代行会社が契約内容の精査を行い、法律や規則に従った適正な契約が締結されるようサポートします。

物件の契約にあたり、契約金の支払いが発生します。
家賃の前払い、敷金、礼金など、必要な費用を社宅管理代行会社がまとめて立替支払いし、企業側への請求に関してもまとめて行います。
この時点で、企業は代行業者に費用の清算を任せられ、手間が大幅に省けます。

契約が完了したら、社員への入居案内が行われます。
入居に関する詳細や、鍵の受け渡し、入居に関する注意点などが案内されます。
社員とのやりとりも社宅管理代行会社がサポートし、スムーズな入居が実現します。

最終的に契約を締結し、契約書類を保管します。
社宅管理代行サービスでは、契約書の保管や管理も行うため、企業は将来的なトラブルに備えた書類管理の手間を削減できます。
契約内容や更新時期、例月の支払状況なども全て社宅管理代行業者が管理します。

数値制御（NC）放電加工機メーカーである株式会社ソディックでは、国内の社宅の管理業務を総務部の担当者が1名で行っており、負担の大きさが課題となっていました。
年に30件ほどの新規の社宅契約があり、同時に更新や解約などもあるので、常に何かしらが動いている状況だったといいます。

社宅代行・社宅管理代行サービス「teNta Ace」を導入後は、ほぼ全ての社宅管理業務を任せられるようになり、社宅管理業務の負担を70％も削減できたそうです。
総務部の担当者は、空いたリソースで新たな業務に挑戦中です。

こちらの導入事例について詳しくは、下記のリンク先をご覧ください。
重たかった社宅管理業務の負担が「teNta Ace」導入で70%減！ 空いたリソースで新たな業務に挑戦中

医療品等の販売業を営むB社では、長年にわたり、借上社宅数約1,300戸の管理業務を系列会社へ委託していました。

しかし、新規採用・人事異動の増加が見込まれるため、さらなる業務の効率化及びコストダウンを図りたいと考えていました。
また、そもそも、委託単価やサービスレベルの妥当性について検証も急務となっていました。

そこで、社宅代行・社宅管理代行サービス「teNta Ace」を導入し、借上社宅から転貸方式への転換を図りました。
大半の賃貸物件には、敷金が設定されています。預入敷金は、資金の有効活用を妨げ、キャッシュフローに影響を与えます。切り替えによって預入敷金のオフバランス化に成功しました。

これまでの事務代行方式よりも委託コストが削減できた上に、新たに物件を契約する際に必要となる仲介手数料についてもコスト削減を図ることができました。

こちらの導入事例について詳しくは、下記のリンク先をご覧ください。
転貸方式で預入敷金のオフバランス化及びコストダウンを実現した事例