社宅管理とは？

社宅の種類

社宅には、「社有社宅」と「借上げ社宅」があります。

社有社宅：企業が直接所有する社宅。

借上げ社宅：一般賃貸物件を企業が借りて従業員へ提供する社宅。

社有社宅は、企業が所有している物件を従業員へ提供するため、各種手続きや対応などは企業と従業員間のみで完結します。しかし、不動産の修理・保守点検などの管理業務は企業が行わなければなりません。
一方、借上げ社宅は、一般賃貸物件を企業が借りて、従業員へ提供するため、企業は、従業員と不動産会社の双方との対応が必要となります。不動産の管理業務は不動産会社の所掌となりますが、契約に関わる事務作業や入居中のトラブル相談などは、社員と不動産会社の仲介となり、企業が対応する必要があります。

先の項で、従業員への社宅提供にあたって発生する管理業務を簡単にご説明しましたが、ここではもう少し詳しくご説明いたします。

(1)入居基準、条件の設定

社宅利用者の入居基準を定め、入居条件（同居有無、費用等）、入居期間などの諸条件を定めます。従業員から入居希望があった際に、入居条件に沿って合意を進めることが可能となります。 なお、同居有無については、一般的に配偶者・子ども・扶養する父母・祖父母・兄弟姉妹などに制限いたします。ただ、特別な事情など考慮して、「そのほか会社が認めた者」と定めておくとトラブルも少なくなります。

(2)物件探し

社宅入居希望者からの申請を受け、社内規程と社員希望に合わせた物件を探します。通常、不動産会社などに相談をして、候補物件を選定いたします。

(3)契約手続き

入居希望者の社内承認、物件貸主との賃貸契約を行います。この際に（1）で定めた契約条件から外れないように契約書の内容を交渉・調整する必要があります。契約締結後には、契約書類の押印・保管を行うとともに、火災保険、支払処理、引っ越し等の各種手続きが必要となります。

(4)月次処理

家賃の支払額の確認、支払処理の他、会社負担額・個人負担額を確定し、給与控除処理を行う必要があります。

(5)社宅の更新交渉(更新時)

更新時には、更新料の支払いや賃料の変動がございますので、内容の確認を行なうとともに、保険契約の更新も忘れずに行いましょう。 社内規程では、更新条件、更新時の連絡先窓口も定めておくとよいでしょう。 また、同居者の増減や、設備などの状況について、しっかり報告させることが大切です。

(6)税務署への支払調書作成

当該年度の社宅関連の支払調書（不動産使用料等の支払調書、非居住者等に支払われる不動産の使用料等の支払調書、不動産等の売買又は貸付けの斡旋手数料の支払調書）を作成し、税務署へ提出する業務が毎年必要となります。

(7)入居希望者、物件管理者(管理会社)との調整・連絡

契約更新時、トラブル時など、入居者と物件管理者（管理会社）とは日常的な連絡が必要になることから、連絡先をしっかり確認しておきましょう。

(8)解約時の対応

入居者からの退去申請を受け付け、貸主に解約する旨通知をいたします。いつまでに解約通知が必要となるかなど、契約書で確認することも必要です。
また、会社都合で他の社宅へ転居させる可能性も含め、社内規程などで必要な事項は整理しておくとよいでしょう。 なお、会社を辞め、社宅に家財道具や荷物を残したまま無断退去してしまった従業員がいる場合、勝手にこれらの私物を処分することができません。通常は、家族などに連絡をして引き取ってもらいますが、あらかじめ社宅使用誓約書において、「退去期限までに搬出しない場合は会社に随意処分を委ねる」旨の合意を取り付けておくとよいでしょう。

社宅管理代行サービスとは、自社の社宅管理業務を外部の委託会社へアウトソーシングできるサービスです。

社宅管理業務は内容が幅広く、高い専門性も求められることから、現在、法人契約されている国内賃貸物件の75%が外部の委託会社によって管理されており、社宅管理代行サービスが主流となってきています。

ここでは社宅管理代行サービスへ任せることのできる業務について触れていきます。

社宅管理代行サービスについては、別の記事で詳細に記載しておりますのでそちらもご覧ください。
※社宅管理代行サービスの詳細はこちら

■物件の手配

物件情報を収集・提供するとともに、引っ越しの手配や見積もり・支払等まで代行することが可能です。

■契約・更新手続き

新規契約や契約の更新の際に発生する、契約内容の確認や修正・契約書への捺印等の業務を代行することが可能です。

■支払業務

社宅管理業務で発生する費用(賃料等)の支払いや、支払調書等の帳票の作成まで代行することが可能です。

■解約手続き

従業員が社宅を解約する際の貸主への通知や解約書類の作成・提出、敷金の精算作業等を代行することが可能です。

■入居者・管理者対応

社宅でのトラブルや問い合わせなど、社宅に入居した後の対応も代行することが可能です。