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働き方改革＆労働生産性の向上 第10章：タスク管理が進化すれば、生産性はググっと上がる！

ここまでは組織・チームでの取り組みを見てきましたが
今回は個人単位の取り組み視点で見て
最も重要な「タスク管理」についてお伝えします

タスクって何だっけ？

タスクとは、仕事・作業の最小単位という意味
期限の有る要素をタスク、期限の無い要素はToDoと呼ばれます
タスク管理の改善によって、業務の抜け漏れ防止、業務の効率化が見込めます

4つのステップで流れとポイントを見てみましょう

ステップ1、タスクを書き出す
頭の中で考えず、デジタルツールやノートなどを使って可視化できる形で洗い出しましょう
タスクを具体化・細分化し、粒度を整えることが大切です

視える化ですね

ステップ2、時間を見積もる
それぞれのタスクに掛かる時間・工数を見極めます
想定外への対応を見越し、多少の余白を設けると効果的です

タスクを計量するんだね

ステップ3、優先度を明確化する
重要度と緊急度を軸として、4象限でタスクを分類
要する時間、関わる人物を加味して検討します
生産性向上のカギを握るのはB領域と言われており、いかにしてC領域のタスクに忙殺されず、意思と計画性を持ってBに向き合えるかが重要です

最適な形で仕分けるんだね

ステップ4、締切を定める
いつまでに何をするか？を明確にすることがタスク管理のコアとなるため、1～3を踏まえ、A＆B領域のタスクに期限を定めます
着手のタイムリミットも合わせて意識しましょう

合わせて留意すべき4つのポイントをご紹介します

＜４つのポイント＞

  • 商談・会議など決定したアポイントメントは即自、管理ツールに反映して抜け漏れを防止する
  • スイッチする際に集中力がリセットされるため、基本的にはマルチタスクを避ける
  • ツールなどを活用し、周囲のメンバーと目に見える形でタスクを共有する
  • 日締め・週締めを行いつつ、タスク管理そのものには過度な手間を掛けない

なるほど。タスク管理のステップとポイントを踏まえて、これからタスク管理をしっかりやっていこう！

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