人事制度の評価項目とは？必要な理由と設定方法、評価の流れ、注意点

業績項目

評価期間内における業績を数値化した評価項目です。期間の開始時点で社員ごとに業務目標を設定し、終了時の達成度合いにより評価を行います。目標達成できたかどうかだけではなく、過程での行動も評価に加えることが大切です。

業績項目で参考にする指標は職種ごとに異なります。たとえば、営業職であれば個人での売上や営業の訪問件数などが対象となります。

能力項目

業務上で必要とされる能力を評価する項目です。専門知識や技能、資格などが評価対象に該当します。企画力や実行力、スケジュール管理能力、コミュニケーション能力、リーダーシップなど、部署や役職に応じて必要な能力を評価しましょう。また、単に能力を持っているだけで評価を高めるのではなく、仕事上で役立てているかどうかで判断することがポイントです。

情意項目

仕事への意欲や姿勢などを評価する項目です。社員それぞれの積極性や協調性、責任感、規律性などを見極めます。

ただし、情意項目は数字で表すことが難しく、担当者の主観で評価が変動しやすい点に注意が必要です。公平性を保つため、客観的な視点から判断することを心がけましょう。たとえば、業務への意欲を判断するため、勤怠のように数値化可能な指標を取り入れることも選択肢の一つです。

グレードを決める

企業によって、等級制度の詳細は異なります。まずはグレードを何段階作るのかを決めましょう。一般的にグレードが上がると昇格し、給与の金額や役職も上がります。対して、グレードが下がると降格となり、給与や役職も下がるのが基本です。

グレード数が多いほど昇格の機会が増えやすくなるため、社員のモチベーションアップにつなげやすいのがメリットです。ただし、昇格による給与金額の上昇幅はそれほど大きくなりません。グレード数が少ないと昇格のチャンスは減るものの、その分、段階が上がったときの達成感や昇給額は大きくなるでしょう。それぞれメリット・デメリットがあるため、企業の方針に応じて選ぶことが大切です。

グレードごとに仕事のレベルを明確化する

グレード別にどのようなレベルの仕事を求めるのかを明確に定めておきましょう。グレードによって求められる仕事の内容や成果などが明示されていれば、社員側もキャリアアップに必要な要素がわかりやすくなります。

業務内容を評価項目に落とし込む

自社の業務内容を棚卸しし、業績項目・能力項目・情意項目などの評価項目に落とし込んでいきます。事務職や技術職などの職種別で内容は異なるため、それぞれの業務に詳しい担当者を交えて作成するとよいでしょう。

評価項目ごとに評価対象の業務を定める

評価項目別に、評価対象となる仕事内容を定めていきます。グレード別にふさわしいレベルの仕事ができているかどうかを指標として、段階評価できるような仕組みを整えましょう。

評価ウエイトの配分を設定する

上記で定めた仕事の重要度に応じて、評価のウエイト配分を変えます。作成が完了したウエイト配分表は、管理職の日頃のマネジメントで活用することも可能です。

企業の現状や社会情勢に合わせる

人事評価制度は一度設計すれば終わりではなく、企業の現状や社会のトレンドなどに合わせて更新していく必要があります。たとえば、現在は仕事とプライベートの調和が取れている「ワークライフバランス」を重視した働き方が求められる傾向にあります。この流れを受け、フレックスタイム制やリモートワークなど、新たなルールを取り入れているケースも多いでしょう。最初に人事評価制度を定めた頃は完全出社が基本とされていたものの、現状はリモートワークの割合が増えているといった場合、従来の制度では適正な評価ができない可能性があります。既存の制度を見直した上で、現状に則した人事評価システムへの改定を検討しましょう。

評価項目を社内に周知しておく

評価項目を決めるだけで終わらせず、社員に対し周知徹底することが重要です。人事評価項目には企業文化や理念、経営方針などが反映されており、自社の理想とする人材像の周知に役立ちます。社員は評価項目を見ることで、ステップアップのために必要な行動指針を定めやすくなるでしょう。

評価だけで終わらず行動に結びつける

企業側は社員の評価点を付けて終了するのではなく、その後の成長につなげられるようなサポートを実施することが大切です。そのためには納得感のあるフィードバックを行うことも求められます。どのような評価指標を用い、どのように評価したのかを明確に述べ、具体的な改善策を提案しましょう。

適切な目標を設定する

目標設定に誤りがあると達成が困難になり、人事評価に影響が生じてしまいます。社員自身も最終的な評価に納得できず、モチベーションを低下させてしまうことになりかねません。

目標設定を行う際は、企業のめざす方向や人材戦略などを理解してもらえるように努めましょう。そのためには、アドバイスを行う上司が組織の目標について深く理解していることが求められます。部下は組織から期待されている役割を正しく理解できると、自身の目標設定に活かせるでしょう。

公平な評価基準を設定する

人事評価基準は、可能な限り具体的に示すことも重要です。基準が曖昧な場合、評価担当者の主観で結果に違いが出てしまうことがあります。公平性の観点からも、評価基準は具体的かつ明確に設定しておきましょう。加えて、定期的に評価基準をチェックし、必要に応じて変更するのも大切です。評価項目自体に修正が必要なケースもあれば、ウエイト配分を変更すべきケースもあります。

外部からのノウハウや経験を活用する

人事制度を正しく運用するためには、人事関連の専門知識やノウハウが求められます。人事評価制度を構築する際は細部に至るまで念入りに検討し、自社に合う制度を作り上げなければいけません。社内のノウハウが十分に蓄積されていなければ、外部の力を借りることも検討しましょう。専門のツールやシステム、外部業者などの活用により、人事制度の悩みを解決できるかもしれません。

タレントマネジメントシステム「カオナビ」

カオナビはタレントマネジメントシステムであり、人材情報をデータベース化して一元管理できるのが特徴です。人事評価や目標管理などに活用でき、人員配置の検討時にも役立ちます。

学習管理システム「LStep」とAPI連携することで、さらに社員の能力を引き出せるような仕組み作りも可能です。「LStep」はeラーニング研修に役立つ管理機能や受講機能を搭載しており、社員一人ひとりに合わせた教育プログラムも実現できます。

新任管理職研修

人事評価をスムーズに行うためには、上司の目標管理能力も重視されます。しかし、管理職に必要なスキルは自然と身につくものばかりではありません。特に、管理者になったばかりの場合は部下のマネジメントに悩みを抱えることも多いでしょう。

NTT ExCパートナーの「新任管理職研修」では、部下の目標管理に関するスキルを学ぶことができます。目標設定で求められる要素や日常的なマネジメントのコツ、評価や面談のポイントなど、各企業さまの希望に合わせた研修内容を設定可能です。

部下指導力強化研修

「部下指導力強化研修」も管理職におすすめの研修です。管理職は部下それぞれの特性や習熟度などに合わせ、適切な育成を行わなければいけません。指導がうまくいかなければ成果が出ないのはもちろん、意欲の低下を招いてしまうでしょう。この研修では、部下との関係構築や状況に応じたコーチングのポイントなどを学べます。管理職に必要な考え方を身につけて、人材育成のスキルを高めたい場合に適しています。

人事制度コンサルティング

人事業務に関する問題は複雑であり、何から対処すればよいかわからないという企業も少なくありません。そういった場合、人事領域を包括的にサポート可能な「人事制度コンサルティング」を利用するのもおすすめです。企業さまごとの課題を丁寧にヒアリングした上で、人事戦略の策定や制度運用、業務改善などを支援します。詳しいサービス内容について気になる際は、どうぞお気軽にお問い合わせください。