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働き方改革＆労働生産性の向上 第6章：チエ=仕組み化で得られるメリットとは？

「チエ＋モノ＋ヒト」 3つのポイントから考える
業務効率化・生産性向上のアプローチ

今回は、チエ＝仕組み化について解説します

仕組み化って、どんなイメージですか？

チエ＝仕組み化とは？
業務の手順・ルール・ポイントなどをマニュアル等で明確に定めて共有することで
「いつ、どこで、誰がやっても同じ成果が出る環境をつくる」こと

属人性が低く、再現性の高い業務フローの実現が見込めます

どのような効果が見込まれるのでしょうか？

1つめは、属人化による業務のブラックボックス化を回避
優れたスタッフに頼った運営は、短期的には円滑・高効率であるものの
欠勤・退職などがあった場合、業務遅滞や機能不全に陥るリスクがあります

手順やルールなどが明確に共有されることで、透明性・再現性の高いオペレーションが実現でき
個々の資質や能力に依存することなく、新人や代打のスタッフでも
一定の成果が出せる環境づくりが見込めます

属人化は大きなリスクですね

2つめは、業務品質の平準化、精度と速度の向上
標準化された手順・ルールなどが無ければ、
どんな過程で？なぜ？どの様にして？ミスが発生したのか
原因を特定することができません

仕組み化することで原因が明確化できるようになり
改善によってミスを減らす・無くすことが可能になります

原因が分からないと改善できないよね

3つめは、ナレッジやノウハウを可視化して資産化
業務を仕組み化するプロセスでは、業務フローやルールなどをマニュアルやチェックリストといった目に見える形で明文化することが鉄則です

これによって従来の漠然とした感覚論や各々バラバラの経験則ではなく、可視化・共有可能な情報資産を持てるようになります
新人スタッフ採用事や部署異動時の引継ぎなど、新たな業務を習得するシーンにおいて、時間の短縮や教える側の負荷軽減などが見込めます

なるほど～

ちなみに仕組み化の反対にあたるのは属人化

各々の勘や経験則に基づいて行動することで

  • 個人単位の業務はブラックボックス化
  • 部署単位の属人化＝サイロ化

組織に3M＝ムリ・ムダ・ムラを招いてしまいます

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